Come organizzare un viaggio: guida completa con trucchi e consigli

Organizzare un viaggio fai da te o affidarsi a un’agenzia di viaggi? Dipende da te e dal tipo di esperienza che ti piacerebbe fare.

Se da un lato organizzare un viaggio da soli permette di risparmiare qualcosa, affidandosi a un esperto come un agente o un tour operator si ha la sicurezza di avere un referente diretto da contattare 24 ore su 24 qualora qualcosa andasse storto. Questo è giusto che tu lo sappia e non mi piace che si demonizzi una figura professionale così importante. Ad esempio quando nella prima fase della pandemia da Covid-19 in cui molti Paesi hanno iniziato improvvisamente a chiudere i propri confini e molte compagnie aeree hanno cancellato i voli lasciando i passeggeri a terra, la figura dell’agente di viaggio si è rivelata fondamentale aiutando a i propri clienti a trovare soluzioni alternative e a rientrare a casa con il minor disagio possibile.

Per vacanze fai da te bisogna avere un minimo di intraprendenza, spirito di adattamento e capacità di risolvere con lucidità eventuali problemi o disagi che potrebbero verificarsi prima e durante. L’agente di viaggio è importante anche per chi per motivi personali, lavorativi o familiari, non dispone di tempo per organizzarsi la vacanza in autonomia, perché diciamolo, per pianificare un viaggio ci vuole del tempo. Bisogna informarsi, monitorare, prenotare e crearsi un programma. Insomma bisogna munirsi di santa pazienza!

Appurato questo punto fondamentale a cui tengo particolarmente, ti posso comunque dire che se sei un po’ pratico del web non avrai grossi problemi a pianificarti il weekend o la vacanza.

COME ORGANIZZARE UN VIAGGIO

Scelta della meta e della tipologia di viaggio o vacanza

Hai appena visto una bella foto su Instagram postata da un travel influencer e hai subito esclamato: “voglio andarci!”.

La prima cosa che devi fare è capire se quel tipo di viaggio è adatto alle tue esigenze, al tuo stato fisico, alle tue finanze e al periodo in cui vorresti o potresti andarci.

Non è consigliato il tour dell’Olanda in bicicletta a chi non pratica sport da diversi anni, ma nemmeno il trekking sull’Himalaya da chi non ha un minimo di preparazione atletica. Non puoi inoltre andare nelle Antille nel mese di agosto perché rischieresti di trovarti nel bel mezzo di un uragano, o non puoi andare dieci giorni in Giappone se disponi di € 1.000 per la tua vacanza.

Devi quindi:

• definire il budget massimo che sei disposto a spendere
• precuperare informazioni sulla destinazione iniziando da Viaggiare Sicuri della Farnesina, in cui troverai preziosi aggiornamenti su quali documenti sono necessari per l’ingresso (carta d’identità per l’espatrio, passaporto, eventuale visto e patente internazionale), sulla situazione sanitaria, su quella politica, sulla salita e sulle vaccinazioni per viaggiare richieste
• capire il periodo migliore per andarci
• leggere sul web le esperienze dei travel blogger, dei giornalisti di viaggio e degli altri viaggiatori che scrivono sui forum in modo da capire l’effettiva fattibilità da parte tua
• condividere le ricerche con gli altri partecipanti al viaggio.

Pianificazione del viaggio

Scelta la meta puoi passare alla fase della pianificazione che sarà più semplice nel caso di un viaggio che toccherà una sola località, o un po’ più complicata nel caso ad esempio di un viaggio in macchina on the road con pernottamenti in vari luoghi.

Devi prenotare il mezzo di trasporto (aereo, treno, pullman o noleggio auto), gli alloggi (hotel, appartamento, b&b, guesthouse, campeggio o glamping) ed eventuali attività da fare in loco (escursioni o tour).

A tal proposito leggi le mie guide:

• Quando prenotare un volo
• Come viaggiare low cost.

Sopratutto per viaggi extraeuropei in cui non è possibile usufruire di prestazioni mediche utilizzando la Tessera Sanitaria, ti consiglio caldamente di stipulare anche un’assicurazione di viaggio.

Realizzazione dell’itinerario

Una volta prenotato il mezzo di trasporto e l’alloggio non hai mica finito di organizzare il viaggio. Arriva ora la fase più divertente, la creazione dell’itinerario. È bello “perdersi” in viaggio ma è secondo me fondamentale partire con una tabella di marcia ben organizzata che ti permetterà di non perdere tempo prezioso e di ottimizzare al meglio quello a tua disposizione.

La creazione dell’itinerario non può prescindere da:

• i gusti e gli interessi tuoi e degli altri partecipanti
• un’attenta ricerca di cosa fare e di cosa vedere nelle destinazioni su blog, magazine, guide, forum e siti web degli enti del turismo. Io trovo ad esempio utilissimi i diari di viaggio
• la distanza da un’attrazione all’altra e tra le varie località da raggiungere. In questo caso puoi farti aiutare da Google Maps che indica anche la tempistica per lo spostamento con i mezzi pubblici. Per quanto riguarda musei e attrazioni devi anche controllare gli orari di apertura
• soste per pranzi, cene e spuntini
• numeri utili e di emergenza (anche quelli dell’ambasciata italiana o del consolato)
• indirizzo esatto di ogni hotel, ristorante e attrazione per non perdere tempo a cercarlo sul web quando sarai in marcia.

Scrivi tutto su un foglio word o su una tabella excel e condividila con gli altri partecipanti. Chiedi loro di controllarla e di segnalarti eventuali modifiche da apportare. Quando si viaggia con altre persone è sempre meglio mettersi d’accordo in anticipo piuttosto che ritrovarsi a bisticciare durante il viaggio.

Quando avrai la versione ufficiale dell’itinerario inviatela sullo smartphone in modo da averla sempre a portata di mano.

Prima della partenza

Ci sei, manca poco alla partenza. È arrivato il momento di ricontrollare tutto, di procedere con i check-in e di fare la valigia.

In questa fase finale ricordati di:

• ricontrollare l’itinerario e apportare eventuali modifiche
• fare il check-in, stampare le carte d’imbarco e le varie prenotazioni. Per non sprecare la carta e salvaguardare l’ambiente inviati tutto nello smartphone e invia tutto anche agli altri partecipanti
• scaricare le app di viaggio che pensi possano facilitarti il soggiorno
• chiamare la tua banca avvisando che probabilmente utilizzerai la carta di credito in quel determinato Paese dal giorno x al giorno y, chiedendo di alzare anche il massimale. Questa è una cosa importante da fare perché altrimenti rischi di non portare a termine il pagamento per il blocco antifrode, a me è successo una volta a Los Angeles mentre stavo pagando gli acquisti fatti in un grande magazzino.

Leggi anche: 9 foto da scattare prima e durante il viaggio che ti salveranno da brutte situazioni.

Organizzare un viaggio per chi ha tempo e voglia di farlo è un’esperienza divertente e gratificante. Vedrai, dopo averne organizzato uno ne vorrai organizzare un secondo, un terzo, un quarto…

Per qualsiasi dubbio o domanda scrivimi un messaggio in direct sul mio profilo Instagram vologratis.